第一章 总则
第一条 为规范北京金证公益基金会(以下简称“基金会”)项目的管理，确保项目运行的合法、规范、高效，实现项目的预期目标，维护基金会、捐赠方和受益方的合法权益，根据《中华人民共和国慈善法》《基金会管理条例》以及相关法律法规，结合本基金会章程的规定，特制订本管理制度。
第二条 本制度适用于基金会的项目全过程管理工作，包括项目组织管理、立项管理、实施管理、物资管理、结项管理及信息管理。
第三条 所有项目执行和管理工作根据附录《北京金证公益基金会项目流程指引》所示流程进行。
第二章 项目组织管理
第四条 基金会项目部是基金会项目管理部门，统筹所有公益项目的运作与管理，落实项目日常管理，组织项目验收，并负责志愿者活动的管理和指导。项目负责人向执行秘书长汇报工作。
第五条 项目负责人负责管理项目人员和项目资金，定期向执行秘书长汇报项目进展情况，陈述项目执行中存在的主要问题及解决方案。
第六条 基金会财务部协助项目部管理项目财务，负责项目资金的收支往来结算，检查、监督、管理项目资金安全、有效使用，并配合组织项目验收和审计工作。
第三章 项目立项管理
第七条 立项原则
1、符合基金会章程的有关规定；
2、符合基金会的战略规划；
3、综合考虑项目的公益性、可行性、社会效益和影响力。
第八条 基金会项目由项目负责人发起立项申请。
第九条 项目负责人对项目进行前期调研，完成《北京金证公益基金会项目立项申请表》（附件一）、《立项说明及预算》（附件二），形成立项材料。
第十条 立项材料经基金会财务部进行财务合规审核后，由项目负责人报送执行秘书长。
第十一条 立项审批权限
(一) 属于章程规定的重大慈善项目，由理事会审批。高于50万的紧急灾难救助项目，可由执行秘书长提交理事会以即时通讯方式进行审批。
(二) 2万＜预算总额≤50 万元，且不属于章程规定的重大慈善项目，由执行秘书长提请副理事长和理事长审批
(三) 紧急、小额（≤2万元）的救助项目，经执行秘书长审批后，即可视为立项。
第十二条 项目立项材料由项目部存档，因紧急情况未能提前完成手续的，应在一个月内补齐。
第十三条 正式获批立项的各类项目，须在基金会的官方网站予以公示。
第四章 项目实施管理
第十四条 项目负责人实施项目管理工作，确保项目按照项目计划和预算开展。
第十五条 项目负责人应及时更新和汇总项目实施进程，项目执行时长超过6个月的，须每6个月向项目部负责人提交一次《项目阶段报告》（附件三），阐述项目执行进展、资金使用情况等。
第十六条 如遇项目重大变更或终止，项目负责人需在变更发生前10个工作日提交项目变更申请，获理事长书面批准后方可进行变更或终止，并应根据需要与项目执行方、服务提供方签署《补充协议》。
第五章 项目物资管理
第十七条 基金会对项目资金实行预决算制管理。
第十八条 项目中如涉及预算变动并超过50%，项目负责人需提交项目资金调整申请，经财务部和执行秘书长审核、理事长审批通过后修改项目预算。
第十九条 基金会项目涉及购买超过2万元的服务和物资进行捐赠的，应保留完整询价信息，项目负责人查收物资后及时填写入库及出库登记。
第二十条 物资捐赠后由接受捐赠一方检验签收并加盖公章，如捐赠给个人的，由接受捐赠的个人签署捐赠接收单，所有清单由执行秘书长签字确认。
第二十一条 资金收支由基金会基本账户统一管理，不得另设其他账户，确保项目资金的合法、合理、合规、高效使用。
第六章 项目结项管理
第二十二条 项目负责人在项目结束后30个工作日内向执行秘书长提交项目总结报告（附件四）。
前款所述“项目结束”是指：项目正常执行完毕，或发生不可抗力导致项目无法继续执行，或项目执行方违约导致项目无法继续执行，或基金会决定终止项目执行等情形。
第二十三条 执行秘书长在收到项目总结报告及相关财务资料当日起30个工作日内组织、会同财务部开展项目验收，同时可根据项目情况安排实地验收，给出验收意见，报理事长审核。
第二十四条 未实现项目目标或项目财务不合格的项目，项目验收将不予通过，造成严重损失或有其他违法违规行为的，应根据具体情况依法追究相关人员的责任。
第二十五条 重大项目结项可通过第三方专业机构评估和审计，形成项目评估意见，指导后续项目的开展。
第七章 项目信息管理
第二十六条 项目负责人应及时、完整地收集、整理项目实施过程中的项目文件并存档。
第二十七条 项目负责人根据项目进展情况，利用基金会官方网站、公众号或其他媒体，宣传基金会与执行单位实施项目的进展及成效。
第八章 附则
第二十八条 本管理办法由北京金证公益基金会项目部负责解释。
第二十九条 本管理办法经2025年1月24日理事会表决通过并生效。
附件列表
附件一：《北京金证公益基金会立项申请书》
附件二：《立项说明及预算》
附件三：《项目阶段报告》
附件四：《项目总结报告》
附录：北京金证公益基金会项目流程指引
北京金证公益基金会项目流程指引 | |
阶段 | 流程 |
项目调研 | 项目可行性调研 |
项目立项 | 立项申请 |
立项审批 | |
项目执行 | 签订捐赠协议 |
执行与反馈 | |
物资管理 | |
总结 | |
归档 | |
项目总结 | 项目验收 |
第三方评估 | |
北京金证公益基金会立项申请表 | |||||
申请人 |
| 申请时间 |
| 项目编号 |
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项目类型 | □A扶贫济困 □B助学 □C环境保护 □D人才培养、创新创业 □E赈灾救济 □F其他 | ||||
项目名称 | 减灾行动 | 项目预算总额 |
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项目推荐 | □合作机构： □个人： | 项目负责人 |
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项目预计起止时间 | 20230802-20230831 | 开展地区 |
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执行公司 名称 | 消化界 | 联系人 |
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电 话 |
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项目简介 | 项目内容： 项目时间： 目标： 受益人群: | ||||
审 核 批 准 | 执行秘书长意见及签字： 年 月 日 | ||||
| 理事长意见及签字： 年 月 日 | ||||
| 理事会意见（如适用）： 年 月 日 | ||||
注：此表审批后如发生变更，需附变更说明，包括变更项原内容及变更后内容。 | |||||
一、 项目背景
二、 项目目的
三、项目计划
（一）项目名称：
主办单位：北京金证公益基金会
支持单位：
执行单位：
（二）项目时间：
(三）项目简述：
（四）开展方式：
（五）项目预算
1、费用总预算￥ （人民币大写: ）。（详见附件：项目预算）
2、基金会管理费￥ （人民币大写： ）。（详见附件：项目预算）
（六）项目执行流程
1、项目筹备期间：
2、项目执行：
3、阶段总结：
4、结题总结：
（七）项目规模
（八）目标受众
四、项目日程（具体日程根据实际情况相应调整）
五、预期公益效果
北京金证公益基金会
二〇二 年 月 日
附件：项目预算
项目信息 | |
项目名称 |
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项目编号 |
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执行机构名称 |
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项目负责人 |
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联络邮件 |
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联系电话 |
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协议信息 | |
捐赠/支持协议签约日期 |
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执行协议签约日期 |
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项目周期 |
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项目预算 | ¥ ，大写 |
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报告人： | |
报告人职务： | |
报告周期： | |
报告提交时间： | |
1 项目中期成果
*请按实际需求增减表格行数
预期的短期成果 | 受益人 | 通过哪些项目指标来评估 项目带来的改变？ | 评估工具 （用哪些方法或者工具来评估左边所列的项目指标？） |
分项1： | |||
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| （一些量化的指标） |
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截至目前的项目成效: （包括项目执行和宣传）
| |||
按照目前的进度，是不是能达成预期的成果？如果不能，请详述原因。
| |||
分项2： | |||
|
| （一些量化的指标） |
|
截至目前的项目成效: （包括项目执行和宣传）
| |||
按照目前的进度，是不是能达成预期的成果？如果不能，请详述原因。
| |||
2 项目反馈
项目成功之处 | ||
请分享过去一段项目期间项目的成功之处，任何重要的积极成果都可以。
| ||
困难与挑战 | ||
描述困难或挑战。如顺利克服困难，也请分享解决办法。
| ||
下阶段工作计划 | ||
未来项目期内要完成的重点事项。
| ||
项目计划变更 | ||
下阶段工作计划与此前申报的项目计划有出入时请在此说明。如果项目计划和预算发生较大的变更，请与基金会项目负责人联系确定。如果项目计划没有变化，填“无”。 | ||
原项目计划 | 计划变更 | 原因描述 |
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受益人情况 | ||
受益人的生活因项目的开展得到哪些改善？包含照片。
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3 财务概要
*请填写《项目汇签表》并作为附件提交，将开支总体情况填入下表；
*表格按实际情况增减行数。
编号 | 类别 | 预算金额/元 | 实际支出/元 | 支出比例 | 备注 （未按计划完成请说明） |
A |
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B |
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C |
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D |
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| 总计 |
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注：如因不可抗力需进行预算调整，请与基金会项目负责人联系商议并填写
附件6-《项目资金变更申请》中的“项目资金调整申请表”。
4 附件列表
请随项目中期报告提供上一项目周期内的相关附件，包括：
（1）附件9-《项目汇签表》
（2）如需预算调整，填写附件6-《项目资金变更申请》中的“项目资金调整申请表”
（3）项目执行现场图片及报道，受益人情况相关图片等（文件命名需有明确体现）
（4）项目执行过程中签署的外包、租赁、购买等相关协议，并将协议信息填入下表
项目相关主要协议 | |||
序号 | 协议名称 | 协议金额/元 | 备注 |
1 |
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2 |
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3 |
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5审核意见
项 目 报 告 人： | 报告日期： |
基 金 会 项目经理： | 确认日期： |
基金会项目负责人：
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日期： |
基金会财务：
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日期： |
基金会秘书长/执行秘书长： |
日期： |
项目信息 | |
项目名称 |
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项目编号 |
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执行机构名称 |
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项目执行人 |
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联络邮件 |
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联系电话 |
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签约时期 |
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项目结束时间 |
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项目预决算 | 预算：¥ ，决算：¥ |
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项目负责人： | |
报告提交时间： | |
填写说明
一、本报告由基金会项目负责人填写。
二、填写过程注意全面梳理项目资料，表达明确严谨，涉及数据、内容应保证真实，符合项目实施情况。
三、填写时请仔细阅读填写要求，确保填写内容完整。
四、对照项目计划中描述的项目目标，结合项目评估指标，对应描述项目成效。
五、报告内容应层次清晰，引用数据准确，项目案例详略得当，图文结合，全面反映量化和质性的项目成效。
六、描述项目产出等内容时，需清晰分类表述量化指标和质性指标达成情况。
七、请按照附件列表（见文末）准备所需的其他材料。
八、项目总结报告和相关附件完成后交项目部负责人审核，审核通过后提交秘书长。
1 项目概述
（项目针对的社会问题，项目目标、受益人及具体需求、项目实施的主要途径等方面进行简要描述）
2项目实施情况
（分不同阶段描述，如项目立项、实施、督导、总结过程等，项目计划和预算如有变更应作出说明）
3 项目目标实现情况
（对比项目计划，描述项目实施对目标问题或受益人所起的作用，并描述其发生哪些具体变化及改变后的状态）
4项目取得的成效
（量化指标指人数、场次、金额等数量性内容，可通过图表形式呈现；质性指标为通过项目的开展，受益人的改变程度、问题的解决情况等,可通过相关量表和项目案例形式完整展示）
5 项目宣传报道情况
（项目及相关活动各类宣传、媒体报道情况汇总）
6 项目经验总结
（项目实施过程中存在的问题、解决方案及有效项目模式的总结）
7 项目社会影响
（项目实施产生的社会效益，包括对行业发展、政策变化及对社会其他方面产生的影响等）
8 项目可持续性
（从资金、人力资源和项目框架等角度出发描述项目期结束后，相关工作的可持续性，如有相关的延续性计划也可说明）
9 项目执行团队评估
（项目执行团执行人员、项目管理、组织协调、资源利用等情况，如执行团队发生变动也请说明）
10利益相关方反馈及改进意见
（项目合作单位对项目活动的评价反馈，总结存在的问题并给出、改进方法）
11 附件列表
其他能够反映项目成效的材料：（如有请列出）
12 审核意见
项目部负责人：
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日期： |
财务部负责人：
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日期： |
基金会秘书长/执行秘书长：
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日期： |
基金会理事长：
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日期： |
